Oddělení ICT hraje klíčovou roli při zajišťování hladkého průběhu a úspěchu konferencí, akcí a setkání. Tým ICT je zodpovědný za správu a údržbu technologické infrastruktury, která podporuje různé aspekty plánování a realizace akcí, jako jsou všechny online služby (registrace, abstrakty a formuláře pro správu včetně ochrany osobních údajů a zabezpečení) a webové stránky akcí. Na místě se naši specialisté starají o veškeré nastavení AV techniky, správu prezentací a další úkoly související s IT/AV.

Oddělení registrací hraje klíčovou roli při dohledu nad procesem registrace účastníků akce. Důležité je udržovat organizovanou a přesnou databázi registrovaných účastníků. To zahrnuje aktualizaci informací o účastnících, vyřizování zrušení nebo změn a zajištění bezpečnosti a ochrany osobních údajů. Jsme v přímém kontaktu s účastníky, poskytujeme jim potřebné informace a řídíme proces registrace účastníků. Často jsme zodpovědní za bezproblémovou koordinaci různých logistických aspektů souvisejících s ubytováním a společenskými programy, abychom zvýšili celkový zážitek účastníků akce. Nastavujeme technologie pro online registraci, pokyny pro registraci, zpracování plateb a generování zpráv. To zahrnuje také správu plateb, vystavování faktur nebo stvrzenek a zajištění přesného zaznamenávání finančních transakcí.
Jsme také zodpovědní za distribuci konferenčních odznaků, materiálů a příslušných informací registrovaným účastníkům na akci. Často sloužíme jako kontaktní místo pro účastníky a poskytujeme jim informace o harmonogramu akce, podrobnostech o místě konání a dalších důležitých logistických záležitostech. Efektivním řízením procesu registrace přispíváme k celkovému úspěchu kongresu tím, že zajišťujeme, aby účastníci měli hladký a pozitivní zážitek od okamžiku registrace až po jejich účast na akci.

Oddělení vědeckého programu je v přímém kontaktu s klientem, zejména s vědeckým výborem, aby sestavilo program konference, který bude inspirativní a dokáže upoutat pozornost potenciálních delegátů. Členové našeho programového týmu jsou zodpovědní za koordinaci mnoha různých činností, jako je například zasílání abstraktů, recenzní řízení, zvaní hlavních řečníků a předsedajících, tvorba a zasílání pokynů, příprava programových knih nebo podávání žádostí o akreditaci. V neposlední řadě mají na starosti řízení programu na místě konání konference, jsou prvním kontaktním místem pro řečníky, předsedající a asistenty.
Klíčové pro úspěšnou skladbu programu je stanovení časového harmonogramu s termíny pro jednotlivé kroky plánovacího procesu a určení preferencí klientů.

Oddělení správy sdružení je zodpovědné za každodenní provoz a růst profesních sdružení. Mezi jeho klíčové služby patří funkce hlavního kontaktního místa pro interní a externí komunikaci, poskytování podpory pro strategická rozhodnutí, marketing a komunikaci se členy a veřejností, jakož i podpora řízení sdružení. Oddělení rovněž koordinuje rozmanité aktivity se zaměřením na vzdělávací a síťové iniciativy a podporuje efektivní komunikaci mezi členy z různých kulturních prostředí. Kromě toho zajišťuje každodenní administrativní úkoly, jako je e-mailová a telefonická komunikace, údržba databází, poštovní služby a dohled nad účetnictvím Dále oddělení spravuje online obsah, vytváří a dohlíží na obsah webových stránek a profesionálních sociálních sítí a přispívá k technickým řešením v souladu s požadavky organizace.