Naše správa registrací zajišťuje hladký průběh od začátku do konce a nabízí řešení na míru s ohledem na potřeby Vaší akce.

• Registrace účastníků: Nabízíme širokou škálu přizpůsobitelných kategorií, které jsou navrženy tak, aby vyhovovaly různým profilům delegátů a požadavkům akce.

• Online platforma: Bezpečný portál s osobním přihlašovacím přístupem, který účastníkům umožňuje snadnou správu registrací a rezervací.

• Správa dat: Elektronická databáze zajišťuje přesnou evidenci a snadný přístup.

• Podpora na místě: Organizovaný a efektivní provoz registračního místa, podporovaný dobře vyškoleným personálem pro silný a pozitivní první dojem.

• Podrobné hlášení: Podrobné zprávy o údajích účastníků a finanční údaje poskytované po skončení akce.

Klíčové body:

• Zabezpečení dat: Systémy, které jsou v souladu s GDPR a chrání informace o delegátech.

• Uživatelsky přívětivé prostředí: Srozumitelná komunikace zajišťuje snadnou a přímočarou správu registračních procesů.

• Flexibilita: Naše flexibilní systémy se přizpůsobí událostem různé velikosti a složitosti.

Naše správa registrací, která nabízí komplexní a flexibilní přístup, zaručuje organizátorům i účastníkům bezproblémový průběh celého procesu.

Program Řízení programu je zásadní pro zajištění dobře strukturovaného a poutavého zážitku z konference, přičemž se zaměřuje na spolupráci a přesnost v celém procesu plánování.

• Spolupráce s klienty: Přímá komunikace s klienty, zejména s vědeckými a lékařskými výbory, s cílem vytvořit poutavý a působivý program konference.

• Správa na místě: Koordinace programu na místě v místě konání konference, hlavní kontakt s řečníky, předsedajícími a asistenty.

• Hlavní odpovědnosti:

• • Předkládání abstraktů a recenzní řízení

• • Pozvání hlavních řečníků a předsedů

• • Příprava pokynů a programových knih

• • Žádost o akreditaci

• Faktor úspěchu: Dobře definovaný časový plán s termíny pro každou fázi procesu, který je v souladu s Vašimi preferencemi.

Klíčové body:

• Včasná koordinace: Řízení všech aspektů programu s cílem zajistit včasné dokončení úkolů.

• Flexibilita: Schopnost přizpůsobit se Vašim potřebám a přizpůsobit se úpravám na poslední chvíli.

• Pozornost věnovaná detailům: Dbáme na přesnost ve všech aspektech přípravy programu a řízení na místě.

Vedení programu zajišťuje, aby všechny aspekty konference měly hladký průběh a poskytuje účastníkům dynamický a působivý zážitek.

Spravujeme všechny finanční aspekty vašeho kongresu a zajišťujeme transparentnost a hladký průběh finančních operací od začátku až do konce.

• Sestavování rozpočtu: Tvorba rozpočtu a dohled nad ním

• Finanční transakce: Zpracování faktur a plateb dodavatelům

• Platební řešení: Zřízení vyhrazených bankovních účtů a bezpečných online platebních možností

• Směnné kurzy: Efektivní řízení směnných kurzů

• Finanční přístup: Poskytnutí plného přístupu ke všem finančním dokumentům

• Smíření: Závěrečné odsouhlasení a možnost externího auditu

Klíčové body:

• Transparentnost: Zachování transparentnosti vůči zúčastněným stranám a vedení

• Řízení peněžních toků: Sledování peněžních toků a poskytování pravidelných finančních zpráv

• Dokumentace: Zajištění plného přístupu ke všem finančním dokumentům pro přehlednost a odpovědnost.

Díky našemu pečlivému a pečlivému přístupu k tvorbě rozpočtu a finančního řízení Vám poskytneme jistotu a přehled potřebný pro finanční úspěch Vaší akce.

Strategický marketing a propagace zvyšují dosah a dopad Vašeho kongresu, cílí na správné publikem a navyšuje viditelnost a angažovanost.

Marketingová strategie

• Průzkum a plánování trhu: Provádíme důkladnou analýzu trhu a vytváříme marketingový a propagační plán na míru, abychom identifikovali klíčové příležitosti a definovali strategické kroky.
• Tištěné materiály: Od letáků a plakátů až po inzeráty a oznámení – náš tým vytváří poutavé tiskové materiály, které mají za cíl upoutat pozornost a předat klíčová sdělení.
• Nástroje digitálního marketingu: Vytváříme webové stránky, e-mailové kampaně, informační bulletiny a další elektronické zdroje, abychom vzbudili zájem a usnadnili zapojení potenciálních účastníků.
• Sociální sítě: Část našeho týmu vytváří poutavé kampaně na sociálních sítích s využitím moderních a inovativních nástrojů napříč médii.
• Konkurenční pozice: Naše analýza porovnává váš kongres s konkurencí, hodnotí preference zákazníků, potenciál sponzorů a dynamiku trhu.
• Propagace na místě: Organizujeme místní propagační aktivity a reprezentujeme Váš kongres na souvisejících akcích, jednáme s místními sponzory a zapojujeme regionální delegáty.

Vztahy s veřejností a komunikace

• PR a mediální management: Komplexní strategie pro vztahy s médii jsou nasazeny před, během a po události, aby se maximalizovalo zviditelnění kongresu.
• Vyjednávání o místní podpoře: Spolupracujeme s místními úřady, abychom zajistili finanční podporu, propagační partnerství a větší viditelnost.
• Využití CRM: Cílené informační kampaně využívají interní nástroje CRM k navázání kontaktu s potenciálními účastníky a budování trvalých vztahů.
• Kampaně na sociálních sítích: Strategie na sociální sítě na platformách, jako jsou X, Facebook, LinkedIn, Instagram a Threads, které zvyšují digitální angažovanost.

Správa sociálních sítí

Role sociálních médií v propagaci je zásadní a stále roste. Nabízíme proto online marketingové služby, správu sociálních sítí a strategické plány šité na míru. Naším cílem je zvýšit dosah akce zapojením širšího publika, včetně potenciálních řečníků, delegátů a sponzorů. Držíme krok s nejnovějšími trendy na sociálních sítích a zaměřujeme se na formát, cílové skupiny, tón komunikace, načasování i frekvenci příspěvků.

Klíčové body:

• Cílení na publikum zlepšuje zapojení a návratnost investic.
• Konzistentní branding posiluje pozici na trhu.
• Poznatky založené na datech jsou vodítkem pro budoucí strategie událostí.

Strategický marketing a účinné propagační aktivity zajistí, že Váš kongres vynikne, přiláká ty správné účastníky a přinese měřitelné výsledky pro budoucí růst.

Náš tým poskytuje komplexní správu abstraktů od začátku do konce a zcela přebírá namáhavou práci vzhledem k požadavkům Vaší akce. 

• Podpora od začátku do konce: Řízení celého procesu od podání až po prezentaci.

• Funkce online systému: Zahrnuje slepé vzájemné hodnocení, výpočty bodového hodnocení na míru a nástroje pro správu programu.

• Integrace dat: Propojení s registračním systémem pro minimalizaci nadbytečných záznamů a zefektivnění správy dat.

• Přístup v reálném čase: Poskytuje reportování v reálném čase a bezpečný přístup autorů k podáním až do uzávěrky.

• Technická pomoc: Specializovaná podpora delegátů a vědeckého programového výboru.

Klíčové body:

• Peer review: Zajišťuje nestranné a spravedlivé hodnocení všech příspěvků.

• Aktualizace v reálném čase: Poskytuje okamžitý přístup k přehledům a statistikám pro informované rozhodování.

• Integrované nástroje pro bodování: Zjednodušuje správu programu automatizací výpočtů, jako jsou součty a průměry.

• Bezpečný a personalizovaný přístup: Autoři mají individuální přístup ke svým příspěvkům, čímž je zajištěna maximální ochrana údajů.

Náš přístup zajišťuje, že každý krok procesu správy abstraktů je proveden s péčí a efektivitou.

Aby Vaše akce proběhla hladce a efektivně, náš tým zajišťuje veškerou správu lokality a ubytování přes přípravu nabídky po logistické detaily na místě konání. 

Výběr místa konání

• Průzkum: Provedení podrobného průzkumu s cílem najít místa, která odpovídají požadavkům Vaší akce.

• Vyjednávání: Vyjednávání a zajišťování výhodných sazeb, flexibilních podmínek a cen, aby byla zajištěna nákladová efektivita.

• Ověření místa konání: Ověření místa konání a jeho minulých výkonů prostřednictvím kontaktů v oboru a osobních návštěv. 

Správa ubytování

• Rezervace: Rezervace hotelových pokojů různých kategorií s ohledem na Vaše požadavky.

• Smluvní řízení: Zajišťujeme správu smluv na míru a splátkových kalendářů pro ubytování.

• Online nástroje: Využíváme online rezervační nástroje pro zjednodušení procesu rezervace.

Klíčové body:

• Výběr místa konání: Přizpůsobení výběru místa konání konkrétní velikosti a typu Vaší akce.

• Ubytování: Správa řady kategorií pokojů a zajištění flexibilních podmínek pro potřeby Vaší akce.

• Rezervace: Poskytování podrobného přehledu pro zajištění transparentnosti a přehlednosti všech rezervací a opatření.

Díky naší dlouhodobé praxi v oboru Vám zajistíme komplexní plánování místa konání a ubytování tak, aby odpovídalo všem požadavkům. 

Efektivní správa kongresových materiálů a tisku zajišťuje profesionální kvalitu zdrojů, které zlepšují zážitek účastníků a napomáhají budování akce. 

Design a výroba materiálů

• Programy a oznámení: Zajišťujeme návrh, přípravu a výrobu podrobných programů, oznámení a souvisejících tištěných materiálů, abychom splnili komunikační potřeby akce.
• Správa abstraktů: Naše služby zahrnují shromažďování abstraktů, jejich úpravu a distribuci v tištěné nebo elektronické podobě, což zajišťuje snadný přístup k relevantnímu výzkumu a obsahu zasedání.
• Kongresové tašky a odznaky: Dohlížíme na shánění a výrobu kongresových tašek a odznaků na míru podle konkrétních rozměrů, barev, obsahu a technických specifikací.
• Místní průvodci: Zajišťujeme komplexní průvodce, včetně brožur, map a letáků, nabízející informace o místních zajímavostech, dopravě a podrobnostech o místě konání.

Technologická řešení 

• Personalizované rozvrhy: Účastníci si mohou vytvářet personalizované programy kongresů a schůzek pomocí našich pokročilých nástrojů pro plánování.
• Přístup ke sborníku a abstraktům: Poskytujeme technologie pro přístup ke sborníkům a abstraktům v různých formátech.
• Snímání a streamování relací: Naše technologická řešení umožňují zachycení, uložení a opětovné vysílání projevů, prezentací a videí, aby se rozšířil dosah a dopad kongresu.

Klíčové body:

• Vysoce kvalitní materiály zlepšují povědomí o akci.
• Přizpůsobení zajišťuje, že materiály splňují specifické požadavky akce.
• Integrovaná technologie zlepšuje dostupnost a zapojení.

Komplexní správa kongresových materiálů a tisku zefektivňuje poskytování obsahu, posiluje budování značky a zlepšuje celkový zážitek z akce pro účastníky i organizátory.

Společenské programy a efektivní dopravní opatření obohacují celkový zážitek z kongresu o poutavé aktivity a bezproblémovou mobilitu.

Sociální programy

• Aktivity na míru: Navrhujeme předkongresové a pokongresové prohlídky, doprovodné aktivity a společenské akce na míru, které odpovídají cílům vaší akce, atraktivitě destinace a demografickým charakteristikám účastníků.
• Podrobné plánování: Náš tým vytváří komplexní programy s popisy aktivit, cenovou strukturou a smluvními podmínkami, které zajišťují přehlednost a efektivní propagaci pro účastníky.
• Rezervace a platby: Pro hladký průběh společenských akcí spravujeme všechny aspekty rezervací, plateb, potvrzovacích dopisů a voucherů.
• Řízení událostí: Společenské akce, včetně zábavy a cateringu, jsou organizovány precizně, buď přímo, nebo ve spolupráci se specializovanými externími poskytovateli.

Dopravní služby

• Koordinace zájezdů: Od konceptu až po realizaci se staráme o organizaci zájezdu, včetně rezervací, plateb, potvrzení a správy účastníků.
• Řešení veřejné dopravy: Zajistíme jízdenky nebo vouchery na veřejnou dopravu, abychom účastníkům usnadnili pohyb v místě konání kongresu.
• Letiště a kyvadlová doprava: Komplexní správa dopravy zahrnuje služby přivítání na letišti, autobusové a autokarové transfery a podrobné plánování s přesnými jízdními řády.

Klíčové úvahy

• Programy šité na míru zvyšují zapojení účastníků.
• Hladká logistika dopravy snižuje stres spojený s cestováním.
• Komplexní reporting poskytuje přehled pro budoucí plánování.

Dobře strukturované společenské programy a robustní dopravní řešení zvyšují zážitek z kongresu a zajišťují nezapomenutelné okamžiky a efektivní pohyb pro všechny účastníky.

Efektivní správa IT a AV zajišťuje hladký provoz, kvalitní prezentace a nerušený zážitek účastníků.

Správa IT

• Registrace a správa dat: Zabezpečená platforma, která splňuje požadavky GDPR, zpracovává údaje účastníků, automatizuje tisk jmenovek, sleduje účast a spravuje abstrakty pomocí nástrojů pro zadávání, kontrolu a komunikaci.
• Platby ve více měnách: Platební brána podporuje nespočet měn, kreditních karet, bankovních převodů a je integrována s registrací pro jednoduché a rychlé platby.
• Integrace dat: Centralizované systémy synchronizují data o účastnících a poskytují přehled prostřednictvím ovládacích panelů a analýz.
• Vývoj webových stránek: Webové stránky vytvořené na míru poskytují podrobnosti o události, snadnou registraci, popis programu a personalizované možnosti stanovení cen. Stránky jsou navrženy pro výjimečný uživatelský zážitek a zlepšují digitální prezentaci události.
• Systémy pro správu prezentací: Naše systémy zefektivňují multimediální prezentace tím, že řídí obsah, koordinaci řečníků a zajišťují plynulé přechody. Podporujeme všechny technické aspekty, od prezentací až po živé vysílání, abychom zajistili bezchybné prezentace.

Správa AV

• Vybavení: Vysoce kvalitní projekce, zvuk, osvětlení a hybridní nástroje pro osobní i virtuální účast. Interaktivní nástroje, jako jsou systémy pro reakce publika, zvyšují zapojení.
• Technická podpora: Týmy na místě spravují vybavení, řeší problémy a kontrolují reproduktory.
• Digitální nápisy: Zobrazení rozvrhů a navigace snižuje množství tištěných materiálů a zlepšuje zážitek účastníků.

Klíčové body:

• Kybernetická bezpečnost zajišťuje ochranu dat
• Škálovatelnost zvládá špičkové zatížení a zajišťuje optimální výkon
• Digitální nástroje podporují udržitelnost redukcí spotřeby papíru a podporou virtuální účasti

Efektivní správa IT a AV vylepšuje zážitek účastníků a zajišťuje hladkou integraci technologií do všech aspektů Vaší akce.

Správa sponzoringu

• Sponzorský prospekt: V něm jsou popsány možnosti a výhody.
• Přizpůsobení: Přizpůsobení balíčků potřebám sponzora. 
• Budování vztahů: Zajištění jasné komunikace, poskytování slíbených výhod a zpráv o návratnosti investic.

Řízení výstav

• Návrh půdorysu: Optimalizace dopravního toku a viditelnosti.
• Přidělení stánků: Na základě úrovně sponzorství nebo objednávky.
• Příručka pro vystavovatele: Obsahuje logistické podrobnosti a časový harmonogram.
• Nástroje pro zapojení: Využití ukázek, hraní her nebo vyhrazené přestávky pro podporu interakce. 

Klíčové body:

• Dodržování předpisů: Dodržování předpisů ve zdravotnictví.
• Metriky: Sledování spokojenosti sponzorů, návštěvnosti stánků a generování leadů.
• Udržitelnost: Zavádění ekologických postupů.