GDPR

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů popisuje způsob, jakým nakládáme s informacemi a údaji, které nám poskytnete, abychom vám umožnili registraci a účast na konferenci, kongresu, setkání nebo jiné akci („Akce“), které se chcete zúčastnit, na které budete vystupovat, nebo jejž pomáháte organizovat.

Vaše osobní údaje, které nám poskytnete (ať už osobně, prostřednictvím našich webových stránek, formuláře mobilní aplikace nebo jakýmkoli jiným způsobem), budeme zpracovávat nebo jinak uchovávat způsobem a pro účely uvedené v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů. Shromažďování a zpracování vašich osobních údajů je prováděno v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, „GDPR“), a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

1. Kdo je správcem osobních údajů?
   Správcem vašich osobních údajů je CZECH-IN s.r.o., se sídlem na adrese 5. května 1640/65, PSČ 140 00, Praha 4, Česká republika, IČ: 485 82 387 („C-IN“ nebo „my“).
   V případě jakýchkoli dotazů týkajících se zpracování vašich osobních údajů nebo uplatnění vašich práv uvedených v bodě 4 níže nás kontaktujte na tel.: +420 296 219 600 nebo e-mailem na [email protected].
2. Jaké osobní údaje o vás shromažďujeme? Za jakým účelem a jak dlouho je uchováváme?
   Vaše osobní údaje (jako účastníka, autora abstraktu, spoluautora nebo přednášejícího na akci) zpracováváme pouze v rozsahu určeném konkrétními službami, které vám poskytujeme, nebo pro jiné účely zpracování, a to konkrétně:

• Pro registraci a účast na akci (včetně ubytování) jako účastník: zpracováváme údaje o pohlaví, titulu, jménu, příjmení, státní příslušnosti, kontaktní údaje (adresa, telefon a/nebo e-mail), datu narození, občanství, vzdělání, oboru práce a dosaženém stupni vzdělání. Účast na akci je možná pouze po předchozí registraci. Právním základem zpracování je plnění smlouvy, jejímž jste stranou. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu.
• Pro účast a aktivní prezentaci (ústní nebo posterovou) na akci jako autor nebo spoluautor abstraktu: zpracováváme údaje o pohlaví, titulu, jménu, příjmení, státní příslušnosti, kontaktní údaje (adresa, telefon a/nebo e-mail), datu narození, vzdělání, profesní dráze, občanství, dosaženém stupni vzdělání a oboru práce. Poskytnutí těchto údajů je podmínkou účasti. Právním základem je plnění smlouvy. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu.
• Pro spolupráci při organizaci akce jako koordinátor/partner či zaměstnanec/spolupracovník: zpracováváme údaje o pohlaví, titulu, jménu, příjmení, telefonním čísle a/nebo e-mailu. Poskytnutí údajů je nutné pro spolupráci. Právním základem je plnění smlouvy. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu.
• Pro plnění zákonných povinností (např. účetnictví či daňové účely): zpracováváme údaje o jménu, příjmení, adrese, občanství, e-mailu a/nebo telefonu, způsobu platby a daňové identifikaci. Zpracování je založeno na plnění právní povinnosti. Osobní údaje budou uchovávány po dobu vyžadovanou příslušnými předpisy, maximálně však 10 let.
• Pro marketingové účely: podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vás můžeme kontaktovat e-mailem nebo telefonicky i bez předchozího souhlasu. Můžete se však kdykoli odhlásit z databáze. Údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, pokud se neodhlásíte.
• Pro zajištění funkčnosti registračního formuláře a našich webových stránek: zpracováváme technické údaje (cookies, Google Analytics a související technické údaje). Právním základem je plnění smlouvy. Údaje budou uchovávány po dobu nezbytnou k zajištění funkčnosti webu (dny až týdny, případně po dobu trvání smluvního vztahu).
• Pro případné budoucí nároky: zpracováváme údaje o pohlaví, titulu, jménu, příjmení, kontaktních údajích, datu narození, občanství a daňové identifikaci. Právním základem je náš oprávněný zájem nebo zájem třetí strany. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění účelu, maximálně však 10 let od počátku promlčecí lhůty.

3. S kým sdílíme vaše osobní údaje?
   Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny spolehlivým třetím stranám poskytujícím administrativní nebo technickou podporu, marketingové služby, či zpracovatelům dat.

Můžeme je také sdílet s platebními institucemi, cestovními a ubytovacími poskytovateli nebo jinými spolehlivými partnery organizujícími akci. V případě dalšího organizátora budoucí edice akce můžeme sdílet vaše kontaktní údaje, přičemž vždy máte možnost odhlásit se.

Pokud to vyžaduje zákon, můžeme údaje sdílet s orgány státní správy, policií, externími poradci nebo jinými osobami povinnými zachovávat mlčenlivost.

4. Jaká jsou vaše práva ve vztahu ke zpracování?
   Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů, činíte tak dobrovolně a můžete jej kdykoli odvolat nebo omezit e-mailem na [email protected]. Pokud jsou údaje zpracovávány pro přímý marketing (včetně profilování) nebo na základě oprávněného zájmu, můžete se kdykoli proti zpracování ohradit.

Další práva zahrnují: právo na přístup k údajům, opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost dat a podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

5. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?
   Osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu nezbytnou k naplnění účelu zpracování, typicky po dobu trvání smluvního vztahu nebo dle zákonné povinnosti. Pokud zpracováváme údaje na základě souhlasu, zpracování trvá po dobu jeho platnosti, kterou můžete kdykoli odvolat.
6. Jak implementujeme funkce sociálních sítí?
   Na našem webu mohou být tlačítka sociálních sítí (např. Facebook, Twitter), která mohou sbírat informace o návštěvnících webu (IP adresa, historie prohlížení) a používat cookies. Zpracování těchto dat se řídí pravidly provozovatelů sítí, tato zásady ochrany osobních údajů se na ně proto nevztahují.
7. Mobilní aplikace
   Během akce můžete používat mobilní aplikaci, která poskytuje aktuální informace a umožňuje komunikaci mezi uživateli. Pro stažení aplikace je nutné zadat jméno a e-mail. Aplikaci lze používat po celou dobu akce.
8. Používání fotografií nebo videí z akce (neplatí pro virtuální akce)
   Fotografie a videa, na kterých jste vy, mohou být použity pouze pro reportážní, dokumentační nebo propagační účely naše či partnerů. Nemáte nárok na odměnu. Souhlas můžete kdykoli odvolat, ale pokud bez důvodu, jste povinni uhradit vzniklou škodu. Pro jiné účely bude vyžadován nový souhlas.
9. Co když dojde ke změnám v zpracování?
   Jakékoli změny této zásady ochrany osobních údajů vám budou sděleny dohodnutými komunikačními kanály. Doporučujeme pravidelně kontrolovat tuto zásadu kvůli případným změnám.

Jaká jsou Vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?

Právo na informace o zpracování a přístup k Vašim osobním údajům

Máte právo od nás získat potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím o zpracování. Máte rovněž právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu

Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají, případně doplnili neúplné osobní údaje. Informujte nás, prosím, o všech změnách týkajících se Vašich osobních údajů na níže uvedené adrese.

Právo na omezení zpracování

Jakožto subjekt údajů máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů pokud:

• popíráte přesnost osobních údajů, které o Vás zpracováváme, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost Vašich osobních údajů ověřit; zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale Vy odmítáte jejich výmaz a žádáte místo toho o omezení jejich použití; zpracování Vašich osobních údajů již není z naší strany potřebné, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků; nebo jste vznesli námitku proti zpracování z důvodu rozhodování pouze na základě automatizovaného zpracování, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody;
• bylo zpracování omezeno na základě některého z výše uvedených důvodů, mohou být dotčené osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu. O zrušení omezení zpracování Vašich osobních údajů jsme povinni Vás předem informovat.

Právo vznést námitku

Domníváte-li se, že zpracování osobních údajů probíhá v rozporu s ochranou Vašeho soukromí nebo v rozporu s právními předpisy, máte právo vznést proti takovému zpracování osobních údajů námitku. Stejně tak můžete vznést námitku proti automatizovanému rozhodování.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci tak, aby osobní údaje byly předány přímo společností Kongresové centrum Praha, a.s. druhému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na výmaz

Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je splněna alespoň jedna z následujících podmínek:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, odvoláte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů a na naší straně neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování, vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a na naší straně neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, osobní údaje byly zpracovávány protiprávně, osobní údaje musí být vymazány ke splnění naší právní povinnosti, osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Výše uvedené podmínky se neuplatní, pokud je zpracování osobních údajů nezbytné:

• pro výkon práva na svobodu projevu a informace pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo členského státu, které se na nás vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je jsme pověřeni; z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví; pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování; nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo odvolat souhlas

Pokud zpracováváme osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete takový souhlas kdykoli bezplatně odvolat. Odvoláním tohoto souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním. Odvolat souhlas lze kdykoli písemně zasláním emailu nebo dopisu na kontaktní adresu uvedenou níže, a to bez jakýchkoli následků pro naše společné stávající anebo budoucí smluvní vztahy.

Právo podat podnět nebo stížnost

V případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů se můžete obrátit na nás nebo se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: [email protected], https://www.uoou.cz.

Jak můžete svá práva uplatnit?

Jednotlivá práva můžete uplatnit formou písemné žádosti zaslané na e-mailovou adresu [email protected]

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě Vašeho opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady, o kterých Vás budeme včas informovat.

Vyjádření a případně i informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do 30 dnů. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás rovněž budeme včas informovat.